Správní řád - lhůta na odpověď na žádost občana

Z Vašeho dotazu bohužel nevyplývá, jakou "žádost" máte na mysli (tzn. dle jakého právního předpisu, resp. adresovanou jakému úřadu). Z tohoto důvodu se budu ve své odpovědi zabývat pouze "podáním" dle správního řádu (který je pro oblast působnosti všech správních orgánů obecným právním předpisem).
Odpověď na Váš dotaz dává § 37 správního řádu, dle něhož platí, že:
- podání je úkonem směřujícím vůči správnímu orgánu; podání se posuzuje podle svého skutečného obsahu a bez ohledu na to, jak je označeno;
- z podání musí být patrno, kdo je činí, které věci se týká a co se navrhuje;
- podání musí obsahovat označení správního orgánu, jemuž je určeno, další náležitosti, které stanoví zákon, a podpis osoby, která je činí;
- fyzická osoba uvede v podání jméno, příjmení, datum narození a místo trvalého pobytu, popřípadě jinou adresu pro doručování; v podání souvisejícím s její podnikatelskou činností uvede fyzická osoba jméno a příjmení, popřípadě dodatek odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání vztahující se k této osobě nebo jí provozovanému druhu podnikání, identifikační číslo osob a adresu zapsanou v obchodním rejstříku nebo jiné zákonem upravené evidenci jako místo podnikání, popřípadě jinou adresu pro doručování;
- podání je možno učinit písemně nebo ústně do protokolu anebo v elektronické podobě podepsané uznávaným elektronickým podpisem (dle zákona o elektronickém podpisu) ;
- ten, kdo činí podání v elektronické podobě podepsané uznávaným elektronickým podpisem, uvede současně poskytovatele certifikačních služeb, který jeho certifikát vydal a vede jeho evidenci, nebo certifikát připojí k podání;
- podání je dále možno učinit i pomocí jiných technických prostředků, zejména prostřednictvím dálnopisu, telefaxu nebo veřejné datové sítě bez použití uznávaného elektronického podpisu, to však pouze za podmínky, že takové podání bude do 5 dnů potvrzeno, popřípadě doplněno písemně, ústně do protokolu anebo v elektronické podobě podepsané uznávaným elektronickým podpisem;
- nemá-li podání předepsané náležitosti nebo trpí-li jinými vadami, pomůže správní orgán podateli nedostatky odstranit nebo ho vyzve k jejich odstranění a poskytne mu k tomu přiměřenou lhůtu.

Shora uvedené lze shrnout tak, že aby se jednalo o podání dle správního řádu, musí být, je-li učiněno elektronicky, opatřeno uznávaným elektronickým podpisem (se současným uvedením poskytovatele certifikačních služeb nebo připojením certifikátu).
Pokud jste vůči správnímu orgánu učinil elektronické podání prostým e-mailem (neopatřeným uznávaným elektronickým podpisem), přičemž toto podání jste ve lhůtě 5 dnů nepotvrdil či nedoplnil písemně, ústně do protokolu anebo v elektronické podobě podepsané uznávaným elektronickým podpisem, nejednalo se vůbec o podání dle správního řádu a Vaším e-mailem se proto správní úřad skutečně nemusel zabývat. Jelikož se nejednalo o podání dle správního řádu, nebyl správní úřad ani povinen pomoci Vám s odstraněním případných vad Vašeho e-mailu.

Vámi popsanou situací se zabýval rovněž Nejvyšší správní soud, a to ve svém rozsudku ze dne 23. 9. 2009, č. j. 9 As 90/2008-70, v jehož rámci dospěl k závěru, že:
"Podání učiněné prostřednictvím veřejné datové sítě - internetu - bez zaručeného elektronického podpisu podle § 37 odst. 4 správního řádu je úkonem způsobilým vyvolat právní účinky jen za podmínky jeho následného doplnění (do 5 dnů) některou z kvalifikovaných forem podání, tj. písemně, ústně do protokolu nebo elektronicky se zaručeným elektronickým podpisem, aniž by přitom bylo nutné k takovému doplnění podatele vyzývat."
Na tomto místě si dovolím stručnou citaci z odůvodnění shora zmíněného rozsudku, neboť se zde Nejvyšší správní soud s uvedeným problémem přehledně vypořádal:
"Podání lze obecně charakterizovat jako projev vůle subjektu, který ho činí, a podle správního řádu (§ 37 odst. 1) představuje obecnou formu úkonu směřujícího vůči správnímu orgánu. Ke konkrétní formě tohoto úkonu správní řád (§ 37 odst. 4) stanoví, že ho je možno učinit kromě tradičních způsobů (písemně nebo ústně do protokolu) také v elektronické podobě podepsané zaručeným elektronickým podpisem podle zákona č. 227/2000 Sb. , o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů. Další technické prostředky (zejména dálnopis, telefax nebo veřejná datová síť bez použití zaručeného elektronického podpisu) jsou přípustné s podmínkou, že budou do pěti dnů doplněny nebo potvrzeny způsobem uvedeným v předchozí větě.
Správní řád upravuje tři základní technické způsoby, jimiž je možné podání učinit, aby s tímto úkonem účastníka byly spojeny právní účinky, a to písemně, ústně do protokolu nebo v elektronické podobě podepsané zaručeným elektronickým podpisem. Podání učiněné v jiné formě, např. prostřednictvím veřejné datové sítě (internetu) bez použití zaručeného elektronického podpisu, tj. běžným e-mailem, jako tomu bylo v projednávaném případě, přitom není a priori vyloučeno, pokud je následně (do 5 dnů) potvrzeno jedním ze tří shora uvedených technických způsobů preferovaných správním řádem. Tato "neformální" či "nouzová" forma podání je vhodná v těch případech, kdy zejména z časových důvodů nelze učinit podání v řádné formě, neboť lhůta je zachována, bylo-li původní "neformální" podání učiněno ve stanovené lhůtě.
To znamená, že podání učiněné prostřednictvím veřejné datové sítě - internetu - nemusí být podepsáno zaručeným elektronickým podpisem za podmínky, že je do 5 dnů potvrzeno v elektronické podobě podepsané zaručeným elektronickým podpisem, popřípadě doplněno písemně nebo ústně do protokolu.
Stěžovatelka však své podání učiněné v elektronické podobě bez zaručeného elektronického podpisu, tj. podání učiněné mimo zákonem předepsanou formu, nijak nedoplnila a na její podání se hledí jako by nebylo učiněno. Nelze proto hovořit ani o právních účincích stěžovatelkou učiněného podání a Nejvyšší správní soud se ztotožňuje se závěrem přijatým městským soudem, dle kterého stěžovatelka nevyčerpala řádné opravné prostředky před správním orgánem, a podaná žaloba je tudíž nepřípustná. V návaznosti na stěžovatelkou předestřenou argumentaci přitom považuje zdejší soud za nutné poznamenat následující:
Nepostupovala-li stěžovatelka dle ustanovení § 37 odst. 4 správního řádu, pak její podání nebylo způsobilé zahájit předmětné správní řízení a nelze k němu vůbec přihlížet, ani odstraňovat jeho případné obsahové vady. Správní orgán vždy přihlíží k podáním učiněným zákonem předepsanou formou, podání učiněná jinou formou se stanou v řízení relevantní pouze za předpokladu jejich následného doplnění (do 5 dnů) některou z uvedených kvalifikovaných forem podání."

_______________________
Právní předpisy zmiňované v odpovědi:
zákon č. 500/2004 Sb. , správní řád
zákon č. 227/2000 Sb. , o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu)
Aktuální znění těchto právních předpisů naleznete zde:
https://portal.gov.cz/app/zakony/